1 范圍
本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。
2?? 目的
為加強(qiáng)公司檔案室安全管理，確保檔案存放安全，更好的為公司生產(chǎn)經(jīng)營工作提供服務(wù)，制定本制度。
3? 各級人員安全工作職責(zé)
3.1? 分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
3.1.1? 組織開展宣傳教育活動，貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策。
3.1.2? 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在檔案室安全方面，從人力、財(cái)力、物力上給予支持；及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與公司整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
3.2? 檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)
3.2.1? 組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作列入本部門的工作計(jì)劃。
3.2.2? 對檔案室安全工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證檔案室安全。
3.3? 檔案室主任工作職責(zé)
3.3.1? 貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，負(fù)責(zé)建立公司檔案工作規(guī)章制度。
3.3.2? 具體負(fù)責(zé)檔案室安全管理，根據(jù)檔案室安全管理工作需求，逐級向領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)工作和改善條件的意見和建議。
3.4? 專職檔案管理人員職責(zé)
3.4.1? 負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書、業(yè)務(wù)、會計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、統(tǒng)計(jì)等檔案，編制檢索工具，并提供利用服務(wù)。
3.4.2? 負(fù)責(zé)做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。
3.4.3? 切實(shí)加強(qiáng)檔案的保護(hù)，做好“八防”工作，保障檔案的完整與安全。
3.4.4? 認(rèn)真執(zhí)行國家、行業(yè)、公司有關(guān)保密制度。
3.4.5? 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
3.5? 檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)
3.5.1? 貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策。
3.5.2? 按照公司各類檔案保管期限要求，根據(jù)檔案管理人員提出的申請，確定檔案資料的重要程度，及時(shí)組織有關(guān)人員對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定是否銷毀。指定2名以上人員實(shí)施檔案資料銷毀，并督促、檢查制度履行情況。
3.5.3? 不斷提高小組成員本崗位業(yè)務(wù)技能，了解熟悉檔案工作有關(guān)要求，增強(qiáng)甄別能力。
3.5.4? 認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度，確保檔案的安全和保密。
4? 檔案管理
4.1? 文件材料歸檔制度
4.1.1? 根據(jù)《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求，各部門將承辦完畢的、具有查考利用價(jià)值的文件、材料（包括帳、表、憑證、基建、聲像等），按時(shí)收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)具體收集、整理，部門負(fù)責(zé)人在檔案資料上交公司檔案室前進(jìn)行把關(guān)。
4.1.2? 文件材料歸檔范圍：公司內(nèi)部形成的文件、材料和上級下發(fā)的所有有關(guān)行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動的文件、材料、聲像等。
4.1.3? 歸檔時(shí)間：按照歸檔規(guī)范要求，每年3月底前，綜合檔案室對各部門上交的檔案資料整理后及時(shí)歸檔。
4.1.4? 綜合檔案室協(xié)助各部門做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作，并辦理接收手續(xù)，統(tǒng)一歸檔。
4.1.5? 綜合檔案室在完成歸檔的同時(shí)，切實(shí)做好各種資料、書刊、報(bào)紙的收集整理裝訂工作。
4.2? 檔案收集制度
4.2.1? 綜合檔案室對公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促檢查。
4.2.2? 各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集反映本部門業(yè)務(wù)工作情況的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、記錄等資料，于年度結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)將全部文件材料分門類整理好并形成目錄，交綜合檔案室歸檔保存。
4.2.3? 具體實(shí)施部門負(fù)責(zé)公司重大活動、重要會議材料的收集工作。
4.2.4? 公司內(nèi)部形成的設(shè)備（儀器）材料，由檔案員參加開箱時(shí)直接收集歸檔；本公司形成的基建檔案，由檔案員在參加“基建工程竣工驗(yàn)收會”時(shí)隨時(shí)收集歸檔。
4.2.5? 公司內(nèi)部形成的各種聲像材料，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯及各種榮譽(yù)證書，由綜合檔案室隨時(shí)收集歸檔。
4.3? 檔案保管制度
4.3.1? 檔案保管要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房和切實(shí)可行的檔案“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬）措施。
4.3.2? 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和放置易燃易爆危險(xiǎn)品以及對檔案保護(hù)不利的其它物品，做到專室專用。
4.3.3? 檔案保管人員要提高警惕，增強(qiáng)保密觀念，出入檔案室要注意關(guān)門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設(shè)備全部關(guān)閉。
4.3.4? 保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，按時(shí)記錄檔案室內(nèi)溫濕度，定期檢查，補(bǔ)充殺蟲滅菌藥物。
4.3.5? 對室藏檔案要定期進(jìn)行檢查、核對、做到帳、物相符。對字跡褪變、損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.4? 檔案安全保密制度
4.4.1? 檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》，切實(shí)保證檔案的安全管理。在調(diào)換工作時(shí)，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機(jī)密情況，不得泄露。?
4.4.2? 綜合檔案室是機(jī)要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.4.3? 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。
4.4.4? 檔案員要經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，認(rèn)真處理。
4.4.5? 凡查閱密級的檔案，應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用，嚴(yán)格控制保密范圍。
4.4.6? 到期應(yīng)銷毀的案卷、資料，按規(guī)定手續(xù)報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由二人以上監(jiān)銷處理。
4.5? 檔案借閱制度
4.5.1? 綜合檔案室應(yīng)及時(shí)提供檔案資料的借閱利用，為黨和國家及公司生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)。
4.5.2? 借閱檔案時(shí)，首先由借閱人認(rèn)真填寫借閱檔案登記簿，根據(jù)重要程度報(bào)請不同級別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱后應(yīng)按時(shí)歸還，逾期者續(xù)辦手續(xù)，否則予以收回。
4.5.3? 借閱檔案者，只能查閱指定的檔案材料，不準(zhǔn)翻閱其它文件。
4.5.4? 借閱者要珍惜、愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。
4.5.5? 借閱者要自覺遵守制度，違者要追究責(zé)任。
4.6? 檔案庫房管理制度
4.6.1? 按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
4.6.2? 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作。
4.6.3? 庫房內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)物品。經(jīng)常檢查庫房消防器材。
4.6.4? 非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入庫房。
4.6.5? 管理人員做到人走關(guān)閉門窗，妥善保管庫房鑰匙，確保庫房安全。
4.6.6? 檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料和保管情況定期進(jìn)行檢查核對，作到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。
4.6.7? 有庫房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進(jìn)行分析，制定管理計(jì)劃。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14度-24度，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%。
4.6.8? 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳、要嚴(yán)格遵守保密制度。
4.6.9? 切實(shí)做好平時(shí)防范工作，做到人離燈滅，消除火災(zāi)隱患，保證檔案安全。
4.6.10? 庫房由專人管理，借閱室與庫房分開。
4.7? 檔案鑒定銷毀制度
4.7.1? 檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價(jià)值，并根據(jù)它們的不同價(jià)值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥善地保存起來，準(zhǔn)確地剔除無價(jià)值的檔案材料。
4.7.2? 根據(jù)上級檔案部門的指導(dǎo)性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，對檔案進(jìn)行定期鑒定，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，從實(shí)際出發(fā)，正確判定檔案價(jià)值。
4.7.3? 進(jìn)行檔案鑒定時(shí)，公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組具體安排，綜合檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法，一件一件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判定其價(jià)值，要以卷內(nèi)最重要的文件價(jià)值來確定該卷的保管期限。
4.7.4? 檔案的銷毀。各部門收到的各級來文，都無權(quán)自行銷毀，必須按照規(guī)定送交檔案室，經(jīng)鑒定后，統(tǒng)一銷毀。
4.7.5? 檔案經(jīng)公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定后，組成檔案銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。
4.7.6? 對超過保管期限或確無保存價(jià)值的文件經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀登記簿，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
4.7.7? 銷毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀登記簿上簽名，并注明銷毀方式和日期。
4.7.8? 銷毀檔案登記簿要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
4.8電子文件 電子檔案管理制度
4.8.1? 凡公司業(yè)務(wù)活動中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌，具有保存價(jià)值的電子文件、電子檔案，均應(yīng)收集、整理、移交綜合檔案室。
4.8.2? 各部門兼職檔案員，應(yīng)及時(shí)收集平時(shí)部門產(chǎn)生的電子文件材料，并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系，做到齊全完整。
4.8.3? 各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進(jìn)行整理、分類，轉(zhuǎn)成其它保管期限較長的載體（光盤、磁盤等）。
4.8.4? 對已形成的電子文件必須標(biāo)明載體信息的內(nèi)容、運(yùn)行工作環(huán)境，相關(guān)支持軟件、其他說明等一同歸檔，并做好電子檔案的登記、檢索工具。
4.8.5? 每年3月底以前各部門向檔案室移交上年度的電子檔案。
4.8.6? 對已歸檔的電子檔案有效性保證：每滿一年，對電子檔案讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記，確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
4.8.7? 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
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